Bei Konferenzräumen handelt es sich um speziell ausgestattete Räume für Schulungen, Präsentationen jedweder Art oder Geschäftstreffen. Die hier errichtete professionelle (Technik-)Umgebung schafft die Grundlage für wichtige Gespräche sowie damit eventuell einhergehende Entscheidungen. Viele Unternehmen nutzen Konferenzräume zudem als Ideenfabrik im Miniaturformat. Üblicherweise sind diese Räumlichkeiten mit jeder Menge Technik ausgestattet und ansprechenden Möbel ausgestattet. Konferenz- bzw. Besprechungsräume weisen in diesem Zusammenhang einige wichtige Merkmale auf. In Sachen Technik bietet moderne Besprechungsräumen eine Vielzahl unterschiedlicher Technologien. Für Präsentationen sind beispielsweise Projektoren, Whiteboards, Flipcharts und Präsentationbildschirme mit einer vergleichsweisen hohen Auflösung unabdingbar. Gäste, welche nicht physisch vor Ort sein können, sollten die Möglichkeit zur Teilnahme durch ein Videokonferenzsystem erhalten.

Ein solches erlaubt die virtuelle Zusammenarbeit über große Entfernungen hinweg. Störungsfreie Übertragung setzen hierbei einen schnellen Internetzugang voraus, sodass Bild und Ton ohne nennenswerte Verzögerung bei den Teilnehmenden ankommen. Technische Hilfsmittel, wie zum Beispiel Konferenztelefone („Spinnen“) sowie Mikrofone und Laserpointer gelten für Konferenzen mittlerweile als selbstverständliche Ausstattung. Die Größe derart spezieller Räume kann durchweg unterschiedlich sein. Umso wichtiger ist also eine solide Planung im Vorfeld, um unliebsame Überraschungen mit finanziellen Folgen zu vermeiden. So kann beispielsweise die Anordnung der Tische und Stühle variieren. Um etwa einen U-förmiges Set aufzubauen, sollte die Tische im Idealfall eine rechteckige Form aufweisen. Die Stühle zeichnen sich dabei durch ein kompaktes Design aus. Ein hierbei ein möglichst hohes Maß an Funktionalität und Flexibilität in Kombination mit notwendigem Komfort sollten die Möbel keinen unnötigen künstlerischen Spielereien mit sich bringen. Eine fokussierte und schnörkellose Umgebung steigert das Unternehmensimage. Aus diesem Grund ist es von entscheidender Bedeutung, dass in Konferenzräume eine ablenkungsfreie Atmosphäre geschaffen wird.

Auf diese Weise können sich die Teilnehmenden auf die Besprechung selbst konzentrieren und werden nicht durch Telefonanrufe oder ähnliches ablenkt. Gleichzeitig schafft eine solche Umgebung jede Menge Platz für produktive Diskussionen ohne unnötige Unterbrechungen. Besprechungsräume dieser Art unterstreichen die Professionalität eines Unternehmens und steigern das Image in Verbindung mit einem gesteigerten Vertrauensverhältnis zwischen den teilnehmenden Parteien nachhaltig. Sowohl die Ausstattung als auch das Erscheinungsbild von Besprechungsräumen unterscheiden sich in der Regel im Hinblick auf den gewünschten Zweck sowie das zur Verfügung gestellte Budget. Hotels und Tagungszentren bieten zum Beispiel universell einsetzbare Räumlichkeiten und Technologien an. Unternehmenseigene Räume sind in den allermeisten Fällen auf die Durchführung von Schulungen mit entsprechender Ausstattung ausgerichtet. Grundsätzlich bleibt festzuhalten, dass Konferenzräume zur Durchführung von Konferenzen weitaus mehr ermöglichen als nur das Abhalten von Geschäftstreffen. Die Räume zeichnen sich durch einen gut durchdachten Aufbau aus und sollten neben einer effektiven Kommunikation die konzentrierte Zusammenarbeit ermöglichen. Um dieses Ziel zu erreichen, ist es umso wichtiger, dass die Ausstattung mit technischen Ressourcen entsprechend sinnvoll geplant ist.